Google Sites

Google sites

Google Sites es una aplicación online ofrecida por la empresa estadounidense Google como parte de la suite de productividad de G Suite. Esta aplicación permite crear un sitio web o una Intranet de forma muy sencilla.

Con Google Sites los usuarios pueden reunir en un único lugar y de una forma rápida información variada, como pueden ser vídeos, calendarios, presentaciones, archivos, etc.

El objetivo de Google Sites es que cualquier persona pueda crear un sitio web permitiendo compartir información con un grupo reducido de personas, con toda su organización o con todo el mundo. Resulta muy útil en la creación de intranets, páginas de empleados, etc.

¿Cómo crear una página web con Google Sites?

Un poco de historia…

Google Sites comenzó llamándose JotSpot, nombre de una empresa de software que ofrecía software social empresarial. Estaba dirigido principalmente a las pequeñas y medianas empresas. JotSpot tuvo tanto éxito que en octubre de 2006 fue adquirida por Google. El servicio era gratuito pero los usuarios debían tener un dominio, que Google ofrecía por 10$. Dos años después Google Sites se hizo disponible de forma gratuita, independientemente de Google Apps y sin necesidad de un dominio.

En 2016, Google introdujo una reconstrucción completa de la plataforma de Google Sites.

 

¿Qué 4 ventajas nos ofrece Google Sites?

Una de las herramientas innovadoras en Google Sites es la creación de una Intranets, que no es más que una red de comunicación dentro de una organización. A través de la cual pueden comunicarse todos los miembros de una empresa para lograr un mejor desempeño de sus funciones y procesos.

Puede causar problemas si la organización no cuenta con los recursos suficientes para invertir en ella. Muchas veces nos esforzamos más en lograr una comunicación externa favorable a la reputación de nuestra empresa y olvidamos la comunicación con los empleados y entre los empleados.  

La manera de solventar esta falta de inversión económica y temporal puede pasar por la creación de una Intranet a través de la aplicación Google Sites.

Para comenzar a crear una página web con Google Sites solo es necesario iniciar sesión con una cuenta de Google. Actualmente existen dos versiones de Google Sites: la clásica y la nueva. Poco a poco Google está eliminando la versión clásica y fortaleciendo la más reciente.

 

¿Qué ventajas tiene disponer de una Intranet en tu organización?

Lograr una organización interna lo más eficiente posible es una tarea muy complicada en las organizaciones, ya que algunas veces la propia organización, por su estructura interna, es la que entorpece la generación de nuevas ideas, limita la comunicación entre departamentos o ralentiza los procesos. Una manera de mejorar esto es a través de la creación de una Intranet que nos ayude a mejorar y organizar nuestra empresa.

Las de las que dispone una empresa u organización cuando implanta en su comunicación interna una Intranet, entre otras, pueden ser:

• Ahorro de tiempo y costes. Ahorra costes ya que por ejemplo en Google Sites puedes crear la Intranet de forma gratuita si utilizas 100 MB de espacio. Y ahorra tiempo para los empleados, por ejemplo de búsqueda de información que necesitan, pudiendo dedicar ese tiempo a otras tareas.

 

• Mejora la rapidez y eficiencia en la comunicación con los empleados. La difusión de la información directamente en la Intranet es mucho más rápida que otras vías de comunicación y la información queda almacenada para posteriores consultas. Permite difundir una misma información de manera simultánea para todos los empleados.

 

• Centralización de la comunicación en un único entorno.

 

• Mejora la seguridad. Una Intranet bien implantada es totalmente segura para la organización y los empleados. Se puede ocultar información de un departamento a otro.

 

• Aumenta la colaboración entre los empleados. Puede favorecer la colaboración de forma más rápida y eficiente y que se creen sinergias entre los empleados, a través de foros o redes sociales corporativas.

 

• Gestión del conocimiento. Los foros de los que hemos hablado antes pueden permitir que los empleados aprendan unos de otros, difundiendo conocimientos.

 

• Mejora la imagen de la empresa de cara a los empleados. La creación de una Intranet puede usarse para gestionar vacaciones, lanzar comunicados, reserva del material o sala de reuniones, etc., esto favorece que los empleados encuentren facilidades a la hora de realizar ciertos trámites y tengan una mejor opinión de la empresa.

 

• Conexión con la base de datos de la empresa y otras aplicaciones.

 

• Sin limitaciones horarias o de espacio. En el caso de que usemos Google Sites esto es relativo ya que si usamos la versión gratuita nuestro espacio queda reducido a 100MB.

 

• Formación. Puede usarse como apoyo para la formación de los empleados.

 

• Incrementa la productividad. Los empleados pierden menos tiempo en buscar información, además una Intranet bien desarrollada integrada con un sistema de Vigilancia Tecnológica puede incluso avisar de información de interés para su trabajo, como alertas de legislaciones, boletines, etc.